Ի՞նչ անել՝ հանդիպումները ժամանակին ավարտելու համար
Հանդիպումներն աշխատանքային առօրյայի անբաժանելի մասն են: Դրանք օգնում են համակարգել ջանքերը, քննարկել ռազմավարությունները, լուծել խնդիրները և կարևոր որոշումներ կայացնել: Սա այն իդեալական հեռանկարն է, որին ձգտում են բոլոր ընկերությունները: Իսկ այժմ վերադառնանք իրականություն։ Բազմաթիվ աշխատակիցների համար իրականում դժվար է իրենց զբաղվածության հետ մեկտեղ մասնակցել հանդիպումներին։ Նրանք հաճախ խնդրի առաջ են կանգնում՝ օրական մի քանի պլանավորված հանդիպումներ ունենալով հանդերձ ինչպե՞ս են հասցնելու կատարել իրենց աշխատանքը։
Մեր այսօրվա բլոգում կքննարկենք, թե ինչ է հարկավոր անել, որպեսզի հանդիպումներն իսկապես արդյունավետ անցնեն, և ի՞նչ կարող են անել հանդիպումների կազմակերպիչներն ու մասնակիցները դրա համար։
Նախապատրաստվեք
Հանդիպման կազմակերպիչն այս փուլում պետք է սահմանի հանդիպման նպատակը և օրակարգը։ Հստակեցրեք, թե ինչպիսի արդյունքի եք ուզում հասնել հանդիպման միջոցով: Այս հարցում ձեզ կօգնի 5W1H տեխնիկան, որի համաձայն պետք է հստակեցնեք հետևյալ հարցերի պատասխանները՝ ո՞վ (who), ի՞նչ (what), ե՞րբ (when), որտե՞ղ (where), ինչո՞ւ (why) և ինչպե՞ս (how): Այս մեթոդը օգնում է մշակել գործողությունների մանրամասն ծրագիր՝ տալով հետևյալ հարցերի պատասխանները. ո՞վ է իրականացնելու գործողությունները, ի՞նչ պետք է անել, ե՞րբ դա պետք է արվի, որտե՞ղ է դա տեղի ունենալու, ինչո՞ւ է դա կարևոր, ինչպե՞ս ենք հասնելու մեր նպատակին և այլն:
Եթե դուք հրավիրված եք հանդիպման, ապա համոզվեք, որ ձեզ ուղարկված օրակարգում հստակ նշված են հանդիպման նպատակն ու քննարկվելիք հարցերը: Եթե ձեզ համար ինչ-որ բան անհասկանալի է կամ այս կետերը բացակայում են, գրեք կազմակերպչին: Այսպիսով դուք հետաքրքրություն կցուցաբերեք գործընթացի նկատմամբ և, որ ամենակարևորն է, ժամանակ կխնայեք բոլոր մասնակիցների համար։
Հրավիրեք միայն անհրաժեշտ մարդկանց
Երբեմն հանդիպումներ կազմակերպելիս ցանկություն է առաջանում հրավիրել հնարավորինս շատ մարդկանց, չէ՞ որ որքան մասնակիցները շատ լինեն, այնքան ավելի հետաքրքիր մտքեր կարող են առաջարկվել, տարբեր տեսակետներ կարող են հնչել։ Սակայն շատ հաճախ արդյունքում կազմակերպվում են հանդիպումներ, որտեղ անվերջանալի թվացող քննարկումներում յուրաքանչյուրն ունի իր կարծիքը, կամ մեծամասնությունը լուռ համաձայնում է ամեն ինչի հետ՝ անտարբեր մնալով շուրջն ընթացող քննարկման նկատմամբ։
Հարցին նայենք հանդիպման մասնակցի տեսակետից՝ դուք հրավիրված եք հանդիպման և կարծում եք, որ այնքան էլ օգտակար չեք լինի նշված խնդրի լուծման համար։ Այս դեպքում հարցրեք կազմակերպչին, թե արդյոք ձեր ներկայությունը անհրաժեշտ է։
Նախապատրաստեք նյութերը
Համոզվեք, որ բոլոր անհրաժեշտ նյութերը նախապես պատրաստված են, և դուք չեք վատնի մասնակիցների թանկարժեք ժամանակը քննարկվելիք նյութերը և փաստաթղթերը որոնելու վրա։ Կարևոր է չափից ավելի նյութեր չընդգրկելը․ ներկայացրեք հարցին առնչվող կոնկրետ հատվածներ։
Երբեմն կազմակերպիչները խնդրում են հանդիպումից առաջ լրացնել հարցաթերթիկներ կամ կարդալ հրավերին կից փաստաթղթերը: Մի արհամարհեք այս խնդրանքը. այս նախապատրաստական աշխատանքը թույլ կտա կենտրոնացված քննարկում ունենալ։
Հետևեք ժամանակին
Սահմանեք ժամանակահատված յուրաքանչյուր հարցի համար։ Կարևոր է պահել այդ ժամանակը և մանրուքների շուրջ երկար քննարկումներ չանցկացնել։ Յուրաքանչյուր հարցի շուրջ մասնակիցների կարծիքները լսելու համար ժամանակային սահմանափակում դնելը կօգնի ձեզ արդյունավետ օգտագործել ժամանակը և խուսափել օրակարգից ավելորդ շեղումներից: Եթե ձեզ համար դժվար է հետևել ժամանակին և միաժամանակ համակարգել հանդիպումը, ապա կարող եք գործընկերներից մեկին նշանակել ժամանակի համար պատասխանատու անձի:
Ամրագրեք ընդունված որոշումները
Հանդիպման ավարտին անհրաժեշտ է ամրագրել ընդունված որոշումները: Համոզվեք, որ բոլոր մասնակիցները համաձայն են կետերի շուրջ, և բոլորը հստակ հասկանում են իրենց պարտականությունները:
Ամփոփեք և քննարկեք հաջորդ քայլերը
Ամփոփելիս քննարկեք հաջորդ քայլերը և բաշխեք առաջադրանքները: Շատ կարևոր է հանդիպման բոլոր մասնակիցներին հանդիպումից անմիջապես հետո արդյունքները ներառող նամակ ուղարկելը: Այն պետք է անպայման ներառի կայացված որոշումները, առաջադրանքները, որոնք պետք է կատարվեն, առաջադրանքների կատարման համար պատասխանատու անձանց անունները և իրականացման ժամկետները։
Մեր քննարկած քայլերից բացի մի մոռացեք նաև խնդրել ձեր գործընկերներին գնահատել հանդիպումը, ինչը կօգնի բացահայտել գործընթացի ուժեղ և թույլ կողմերը և քայլեր ձեռնարկել այն բարելավելու ուղղությամբ:
Կհետաքրքրեն նաև
